1. La comunicazione formale

Il sistema universitario si regge costantemente su un sistema di comunicazione formale, sia essa scritta o orale, fra studenti, studentesse e istituzione.
Gli strumenti a disposizione degli utenti sono diversi: e-mail, forum didattici, lettere formali. 
Tuttavia, sono numerosi e molto frequenti gli errori commessi che possono far risultare una conversazione o un'email inappropriata e privarla di risposta. 

La comunicazione formale si divide in:

• comunicazione scritta:
• e-mail
• forum didattici
• lettere formali (comprese lettere di presentazione o candidatura)
• comunicazione orale:
• comunicazione telefonica
• ricevimenti in ufficio
• conversazioni al termine della lezione

Questa pagina Moodle intende fornire, per ogni singolo strumento e mezzo di comunicazione, alcuni consigli, delle linee guida
e dare informazioni essenziali per una comunicazione efficace e appropriata fra studenti/esse e il sistema universitario.

2. La comunicazione scritta

La comunicazione scritta è la forma di comunicazione più utilizzata dagli studenti e dalle studentesse per comunicare con le istituzioni universitarie, il più delle volte con i/le docenti.

Si avvale del supporto di piattaforme digitali predisposte per la vita quotidiana della didattica, quali Moodle e UNIWEB.

Questa forma di comunicazione:

• non è sincrona, poiché i messaggi inviati in forma scritta possono non ricevere risposta immediata da parte dei destinatari;
• può essere conservata e archiviata e rimane consultabile;
• risponde a regole di formalità.

Le principali tipologie di comunicazione scritta utilizzate nel settore accademico sono:

1. l'e-mail;
2. i forum didattici dei singoli corsi tenuti dai/lle docenti;
3. le lettere di presentazione o di candidatura.

Ognuno di questi strumenti verrà associato alle linee guida da seguire e alle regole da rispettare per una comunicazione formale ed efficace. 

NB: Prima di porre quesiti a docenti e personale amministrativo, è necessario accertarsi che le informazioni richieste 

• non siano già disponibili nelle pagine di sito istituzionali o
• non siano già state comunicate direttamente dai/lle docenti (es. tramite forum Moodle o nelle presentazioni di corsi e insegnamenti).

2.1. L'email: oggetto, apertura

I messaggi di posta elettronica, e-mail, rappresentano la forma di comunicazione scritta con l’istituzione più diretta ed efficace.
È il più utilizzato dagli studenti per comunicare con i docenti e il personale tecnico amministrativo.
Di seguito, proponiamo alcune linee guida su come scrivere correttamente una e-mail per comunicare con le istituzioni.

Scrivere un'email

Quando si comunica con un docente o con le istituzioni universitarie, è necessario utilizzare unicamente l'email istituzionale nome.cognome@studenti.unipd.it.
Successivamente, il testo del messaggio deve contenere i seguenti elementi:

1. l'oggetto
2. la formula di apertura
3. il corpo del messaggio
4. la formula di chiusura
5. la firma
6. l'allegato (eventuale).

1. OGGETTO: riassume sinteticamente il contenuto della mail in modo da risultare leggibile. Consente al destinatario: 

• di conoscere subito il motivo del messaggio, agevolandone la ricezione;
• di archiviarlo nella cartella pertinente: es. Erasmus, Stage, Tesi, Esami ecc.
• di recuperare la mail con una parola chiave. 

Affinché un oggetto sia efficace per il destinatario, deve:

• contenere la sigla del Corso di Laurea di appartenenza: es. nel caso in cui il docente tenga corsi indirizzati a più dipartimenti;
• essere scritto in minuscolo (fatta eccezione per le sigle) o altre tipologie di formattazione (es. corsivo o grassetto);
• essere conciso e specifico: nontroppo generico, né troppo formale o colloquiale (es. Info al posto di Informazioni).

2. FORMULA DI APERTURA: è fondamentale per la formalità della mail e si distinguono sulla base del registro di riferimento.

Nella comunicazione in ambito universitario, è bene evitare formule quali:

• Buongiorno/Buon pomeriggio/Buonasera prof. (non è detto che il messaggio verrà letto lo stesso pomeriggio o la sera)
• Salve prof./ professore, (troppo informale)
• Professoressa (freddo e perentorio)
• Prof. (troppo disinvolto)
• Ciao Cristina (troppo familiare)

Le formule più appropriate per questo tipo di comunicazione sono: 

• Gentile professore/professoressa (Cognome),      
• Gentili professori/professoresse (Cognomi),

• Spettabile *nome dell'ufficio*: es. Spettabile Segreteria Didattica
  
  

2.2. L'e-mail: corpo

3. CORPO DEL MESSAGGIO

Deve essere scritto in maniera concisa, completa e formale in quanto contiene il contenuto del messaggio.
Le informazioni devono essere esposte in un ordine ben preciso, per consentire al destinatario di "fare mente locale": chi sono, cosa faccio, cosa mi serve e perché.

1. Chi sta scrivendo: è importante presentarsi, soprattutto se si scrive al docente per la prima volta, e deve specificare:

• • Nome e Cognome di chi sta scrivendo (mai cognome nome);
  • numero di matricola;
  • Corso di Laurea e l'anno frequentato (è sufficiente la sigla: es. primo anno di Lingue moderne per la comunicazione e cooperazione internazionale ---> LCC1);
  • nome dell'insegnamento tenuto dal/la docente per il quale si scrive
  • anno di frequenza dell'insegnamento (da un anno all'altro, può avere cambiato programma o altro).

2.3. L'email: chiusura, firma, allegati

4. FORMULA DI CHIUSURA

Questa fase è dedicata ai saluti/congedi ed eventualmente a una richiesta di risposta. In questa fase è necessario:

• ringraziare il professore per aver letto il messaggio di posta elettronica e per essersi messo a nostra disposizione; 
• richiedere cordialmente risposta da parte del docente.

Si possono utilizzare formule di chiusura della mail, ad esempio:

• Cordiali saluti 
• Cordialmente 
• Le porgo i miei cordiali saluti.

Sono da evitare formule come: 

• Distinti saluti, in quanto appartenenti alla comunicazione commerciale
• Saluti o Cari saluti, poiché troppo colloquiali.

Esempi:                                                                                                                

5. FIRMA

Firmarsi sempre con nome e cognome (mai l’inverso) alla fine di ogni messaggio di posta elettronica, anche in caso di più corrispondenze. 

Esempi:   

Anna Bianchi		Anna	X
Mario Rossi		Rossi Mario	X

6.  ALLEGATI

Spesso serve inviare file in allegato all'e-mail.
È consigliato inserire nel corpo del messaggio una frase che annunci l'allegato e ne specifichi il contenuto: 

• • Le invio in allegato alla presente il primo capitolo della mia tesi.
  • In allegato troverà il mio Libretto eventi relativo al seminario...

Per garantire un recupero rapido dell’allegato, è importante nominare i file nella maniera corretta, inserendo nel nome:

1. il cognome dello studente;
2. la sigla del corso di laurea di appartenenza;
3. una parola chiave relativa al contenuto del file: es. “tesi_capitolo 1” nel caso si tratti di un capitolo di tesi da correggere.

Esempi:

È fondamentale prestare attenzione anche ai formati degli allegati.
I formati più frequenti nello scambio di documenti fra docenti e studenti sono:

•  .pdf
  
• .doc/.docx
  
  Questi formati consentono al destinatario di apportare modifiche e commenti, ad esempio: nel caso di capitoli di tesi da correggere o relazioni e/o dossier (che sostituiscono o integrano alcuni esami).

Tutti gli altri tipi di documentazione (es. moduli di richiesta di autocertificazioni, libretti eventi per le attività seminariali) devono essere inviati solo in formato .pdf, per evitare di alterare il documento o di apportare modifiche involontarie al documento.

Esempio di un'e-mail:

2.4. L'email: sollecito di una risposta

Sollecitare la risposta a un'e-mail

Può accadere che un/a docente non risponda in maniera tempestiva a un messaggio di posta elettronica per diversi motivi.
In questi casi è possibile sollecitare una risposta, utilizzando sempre maniere cordiali e il giusto registro.

Non esistono regole fisse o prestabilite, ma alcune linee guida sono:

• attendere almeno 2-3 giorni dal primo messaggio prima di contattare nuovamente il destinatario.

• evitare di inviare ulteriori e-mail durante il fine settimana in quanto il destinatario potrebbe non leggerle immediatamente e la nostra mail verrà quindi superata da nuove comunicazioni inviate nei giorni successivi.

Se anche al termine di questi giorni di attesa non si riceve risposta, è possibile (e a volte necessario) inviare una e-mail di sollecito al professore
scegliendo fra due modalità:

Prima di iniziare, è importante:

• presentarsi nuovamente poiché il messaggio precedente potrebbe non essere stato letto;
• introdurre in maniera cordiale il motivo del sollecito, facendo riferimento alla mail inviata in precedenze, seguita poi dal contenuto
  del messaggio con la nostra richiesta. 

Esempi:                                                                                               

Esempio di un'email di sollecito:

2.5. Il forum Moodle

Un altro strumento molto efficace sulle piattaforme di e-learning sono i forum didattici.
Si tratta di un ottimo mezzo di comunicazione non solo con l’istituzione e con i docenti, ma anche con i colleghi. 
Ai nostri messaggi, infatti, possono rispondere anche altri studenti del corso in maniera rapida e tempestiva.
Questo significa che i nostri messaggi sono visibili a tutti e una nostra richiesta potrebbe rispondere ai dubbi di molti. 

In questa sezione proponiamo una guida su come utilizzarli al meglio.

• Registro: anche in questo caso, come per le e-mail, ci si sta rivolgendo a una istituzione.
  Sebbene la richiesta non sia diretta solamente al professore, la risposta verrà comunque da parte del docente, quindi,
  è bene utilizzare un registro formale ed essere sempre cordiali.

• Chiarezza: Per essere capiti da tutti, è necessario essere chiari, espliciti, precisi e senza troppi giri di parole.
  
  
• Tipologia di richieste: nel forum le domande devono essere di carattere generale e non personali.
  Generalmente, si possono avanzare richieste relative a:
  
  
•  Chiarimenti sul contenuto del corso o di una lezione: es. potrebbe essere sfuggito un carattere essenziale della lezione e
  si potrebbe richiedere un chiarimento;
  
  
• Avvisare di un malfunzionamento: es. se un determinato contenuto reso disponibile su Moodle dal professore presenta
  dei problemi tecnici, si può utilizzare il forum per avvisare anche gli altri colleghi.
  
  
• Fare presente dell’esistenza di una problematica comune a più studenti: invece di inviare più e-mail al docente per
  comunicare un problema che riguarda più studenti (es. due eventi didattici nello stesso giorno ma appartenenti a due corsi diversi,
  sovrapposizioni di orario gravi ad esempio fra due insegnamenti di lingua), il forum permette di fare presente questo problema a nome di tutti. 

Anche in questo caso, è bene assicurarsi che le informazioni richieste non siano già presenti su Moodle o il docente non sia già intervenuto in merito.

2.6. La lettera di candidatura o presentazione

Spesso sottovalutata e posta in secondo piano, la lettera di presentazione accompagna il curriculum vitae e consente in poche righe al candidato
di “raccontarsi”: cosa sta cercando e quali sono le motivazioni e le aspirazioni professionali. 

Queste lettere sono utili in ambito sia lavorativo, sia universitario poiché vengono spesso richieste per attività formative quali Erasmus+, Stage e
Tirocini in Italia e all'estero, o altri tipi di borse con graduatoria.

Tuttavia, spesso gli studenti non sanno come scrivere in maniera appropriata queste lettere. In questa sezione vengono dettate alcune linee guida
da seguire per scrivere al meglio una lettera di presentazione.

Caratteristiche 

• Non inviarla in allegato:  Se inviata via e-mail, la lettera di presentazione va scritta nel corpo dell'e-mail: La lettera deve invogliare il selezionatore
  a leggere il tuo CV. È quindi importante inserire la lettera nel corpo del messaggio di posta elettronica, così selezionatore vedrà immediatamente
  la lettera e solo se convincente e mirata aprirà il file CV allegato.
  
  
• Personalizzazione: la lettera di presentazione deve essere personalizzata, cioè destinata singolarmente all’azienda a cui ci stiamo candidando
  e non “preimpostata” per candidature varie. 
  
  
• Lunghezza: non deve essere troppo lunga, né troppo dettagliata: es. le mansioni e competenze specifiche saranno scritte nel dettaglio nel
  CV allegato.
  
  
• Unicità: spiega cosa ti ha spinto a candidarti per quella specifica posizione, sottolineando le capacità e qualità che possiedi affinché il datore
  di lavoro o il selezionatore sia spinto a leggere il tuo CV.
  
  
• Informazioni sull’azienda: deve dimostrare di aver letto e analizzato accuratamente le richieste e i requisiti dell’azienda (nel caso in cui si
  risponde a una offerta di lavoro). 

Impostazione

Si struttura in quattro (4) parti:

1. Intestazione: deve presentare:

3. La comunicazione orale

Nel corso della carriera universitaria, spesso si ha necessità di comunicare oralmente con le istituzioni:
per esempio, contattare telefonicamente la segreteria didattica o richiedere un ricevimento con i professori.
Anche in questo caso, è importante saper gestire la comunicazione in maniera formale con l'interlocutore.

In questi casi, innanzitutto è necessario sapere a quale ufficio dobbiamo fare riferimento sulla base delle nostre esigenze:
nella Home del nostro corso di laurea è presente una sezione denominata “REFERENTI E CONTATTI” che ci consente di
identificare le varie istituzioni e i rispettivi contatti. 

Nell'ambito universitario i principali tipi di comunicazione sono:

3.1. La comunicazione telefonica

La comunicazione telefonica è lo strumento di comunicazione orale più diretto ed efficace per comunicare con le istituzioni,
nello specifico con la Segreteria Didattica, la Segreteria Studenti o i Tutor.

Per comunicare nella maniera più efficace con il nostro interlocutore, è necessario:

1. Presentarsi: indica il tuo nome e cognome e specifica il Corso di Laurea di appartenenza.
   Tieni a portata di mano il tuo numero di matricola in caso di necessità.
2. Riassumere in maniera sintetica la tua richiesta: vai dritto al punto e senza fare troppi giri di parole.
3. Essere disposti ad aspettare: non è sempre facile soddisfare una richiesta telefonicamente e potrebbe volerci diverso tempo.

Per soddisfare la tua richiesta potrebbero è necessario portare pazienza ed essere consapevoli che potrebbe volerci diverso tempo prima di mettersi in contatto con la segretaria. 

3.2. Il ricevimento in ufficio

Il ricevimento in ufficio è la forma di comunicazione orale più diretta con le istituzioni e in particolare riguarda il rapporto uno a uno studente-professore. 
I motivi per cui si richiede un ricevimento a un professore sono vari, alcuni possono essere:

• richiesta di tesi;
• chiarimenti in merito all'insegnamento o ai contenuti del corso;
• feedback in merito a un esame sostenuto.

L'orario di ricevimento dei professori è riportato nella pagina docente di ogni professore. 
È importante tenere, però, monitorata tale pagina e/o le email in quanto i professori potrebbero apportare modifiche a tale orario o annullare il ricevimento.

In generale, è sempre bene accordare prima un appuntamento con il docente tramite e-mail, prima di presentarsi in ufficio.

Una volta giunti al ricevimento, è buona norma:

• Utilizzare il giusto registro: formalità, rispetto e cordialità devono essere alla base dell'atteggiamento durante tutto il colloquio;
• Essere puntuali: una volta concordato l'orario, è bene rispettarlo oppure, in caso di ritardo, avvisare il professore del vostro contrattempo tramite email.
• Non utilizzare il telefono: è sempre bene mettere in silenzioso o spegnere il cellulare prima di entrare in ufficio e non utilizzarlo durante il colloquio.
• Prepararsi in anticipo su ciò che si vuole chiedere: è bene arrivare al ricevimento preparati su cosa si vuole chiedere, può essere d'aiuto portarsi
  una scaletta di domande ed eventuali richieste per evitare di dimenticarle e perdere tempo.

3.3. La conversazione dopo la lezione

Un altro modo per poter comunicare con i nostri docenti è quello di intrattenere una conversazione faccia a faccia con loro al termine della lezione. 

Nonostante il contesto in cui avviene la conversazione non sia puramente formale o ufficiale (come nel caso di un ricevimento), è sempre bene
mantenere la giusta formalità poiché la conversazione uno a uno con il docente implica sempre un rapporto professionale.

Quando si intrattiene una conversazione con un docente al termine di una lezione, sarebbe bene:

• avanzare richieste che richiedono una risposta tempestiva: anche i professori, come gli studenti, spesso devono spostarsi da una sede all'altra
  o da un'aula all'altra per svolgere la lezione, quindi la domanda deve essere specifica e veloce. Nel caso in cui la domanda sia complessa, si può optare per un ricevimento oppure, se può essere pertinente ai contenuti del corso, chiederlo direttamente alla lezione successiva.
• non interrompere conversazioni già avviate: è bene non intervenire quando il docente sta già parlando con qualcun altro.