La Comunicazione formale: vademecum
2. La comunicazione scritta
2.3. L'email: chiusura, firma, allegati
4. FORMULA DI CHIUSURA
Questa fase è dedicata ai saluti/congedi ed eventualmente a una richiesta di risposta. In questa fase è necessario:
- ringraziare il professore per aver letto il messaggio di posta elettronica e per essersi messo a nostra disposizione;
- richiedere cordialmente risposta da parte del docente.
Si possono utilizzare formule di chiusura della mail, ad esempio:
- Cordiali saluti
- Cordialmente
- Le porgo i miei cordiali saluti.
Sono da evitare formule come:
- Distinti saluti, in quanto appartenenti alla comunicazione commerciale
- Saluti o Cari saluti, poiché troppo colloquiali.
Esempi:
In attesa di una Sua risposta, le porgo cordiali saluti.
La ringrazio anticipatamente per la Sua disponibilità.
Resto in attesa di un Suo gentile riscontro e La saluto cordialmente.
5. FIRMA
Firmarsi sempre con nome e cognome (mai l’inverso) alla fine di ogni messaggio di posta elettronica, anche in caso di più corrispondenze.
Esempi:
| Anna Bianchi |  |
Anna | X |
| Mario Rossi |  |
Rossi Mario | X |
6. ALLEGATI
Spesso serve inviare file in allegato all'e-mail.
È consigliato inserire nel corpo del messaggio una frase che annunci l'allegato e ne specifichi il contenuto:
-
- Le invio in allegato alla presente il primo capitolo della mia tesi.
- In allegato troverà il mio Libretto eventi relativo al seminario...
Per garantire un recupero rapido dell’allegato, è importante nominare i file nella maniera corretta, inserendo nel nome:
- il cognome dello studente;
- la sigla del corso di laurea di appartenenza;
- una parola chiave relativa al contenuto del file: es. “tesi_capitolo 1” nel caso si tratti di un capitolo di tesi da correggere.
Esempi:
Rossi_LCC_tesi_capitolo 1
Bianchi_LLA_libretto-eventi
È fondamentale prestare attenzione anche ai formati degli allegati.
I formati più frequenti nello scambio di documenti fra docenti e studenti sono:
- .pdf
- .doc/.docx
Questi formati consentono al destinatario di apportare modifiche e commenti, ad esempio: nel caso di capitoli di tesi da correggere o relazioni e/o dossier (che sostituiscono o integrano alcuni esami).
Tutti gli altri tipi di documentazione (es. moduli di richiesta di autocertificazioni, libretti eventi per le attività seminariali) devono essere inviati solo in formato .pdf, per evitare di alterare il documento o di apportare modifiche involontarie al documento.
Esempio di un'e-mail:
