I messaggi di posta elettronica, e-mail, rappresentano la forma di comunicazione scritta con l’istituzione più diretta ed efficace.
È il più utilizzato dagli studenti per comunicare con i docenti e il personale tecnico amministrativo.
Di seguito, proponiamo alcune linee guida su come scrivere correttamente una e-mail per comunicare con le istituzioni.

Scrivere un'email

Quando si comunica con un docente o con le istituzioni universitarie, è necessario utilizzare unicamente l'email istituzionale nome.cognome@studenti.unipd.it.
Successivamente, il testo del messaggio deve contenere i seguenti elementi:

1. l'oggetto
2. la formula di apertura
3. il corpo del messaggio
4. la formula di chiusura
5. la firma
6. l'allegato (eventuale).

1. OGGETTO: riassume sinteticamente il contenuto della mail in modo da risultare leggibile. Consente al destinatario: 

• di conoscere subito il motivo del messaggio, agevolandone la ricezione;
• di archiviarlo nella cartella pertinente: es. Erasmus, Stage, Tesi, Esami ecc.
• di recuperare la mail con una parola chiave. 

Affinché un oggetto sia efficace per il destinatario, deve:

• contenere la sigla del Corso di Laurea di appartenenza: es. nel caso in cui il docente tenga corsi indirizzati a più dipartimenti;
• essere scritto in minuscolo (fatta eccezione per le sigle) o altre tipologie di formattazione (es. corsivo o grassetto);
• essere conciso e specifico: nontroppo generico, né troppo formale o colloquiale (es. Info al posto di Informazioni).

2. FORMULA DI APERTURA: è fondamentale per la formalità della mail e si distinguono sulla base del registro di riferimento.

Nella comunicazione in ambito universitario, è bene evitare formule quali:

• Buongiorno/Buon pomeriggio/Buonasera prof. (non è detto che il messaggio verrà letto lo stesso pomeriggio o la sera)
• Salve prof./ professore, (troppo informale)
• Professoressa (freddo e perentorio)
• Prof. (troppo disinvolto)
• Ciao Cristina (troppo familiare)

Le formule più appropriate per questo tipo di comunicazione sono: 

• Gentile professore/professoressa (Cognome),      
• Gentili professori/professoresse (Cognomi),

• Spettabile *nome dell'ufficio*: es. Spettabile Segreteria Didattica